SIGE, Sistema Informatizzato per la Gestione di Eventi é strutturato in 3 parti:
Applicazione Database Gestionale
applicazione di gestione Eventi per gruppi di lavoro
Sito Web di Adesione
in cui il partecipante e invitato a registrare la sua adesione
Sito Web di Gestione
status delle adesioni, dei recall e delle presenze in loco.
Prima parte - Sito Web di Adesione
Sito web dedicato alla raccolta adesione degli invitati ad un evento. Una volta ricevuto l'invito (cartaceo o elettronico per email) il partecipante entrerà nel sito con il link specificato nell'invito con suoi codici riservati. Il sito contiene una Scheda di Adesione che può essere personalizzata a seconda dell'evento e del partecipante. Altre sezioni del sito per dare maggiori informazioni potranno essere aggiunte a seconda del caso. I dati inseriti dal partecipante saranno immediatamente resi disponibili per la consultazione dello status delle adesioni sul Sito Web di Gestione, descritto nella Parte Seconda di questa presentazione, e scaricati nell'Applicazione Database, descritta nella Parte Terza. La grafica e la struttura del sito di Adesione verranno personalizzati ad hoc per ogni evento.
Esempio di sito di adesione semplice:
Pagina di Login
Pagina Scheda di adesione
Pagina di conferma
Esempio sito più complesso:
Pagina di Login
Pagina Lettera di benvenuto
Pagina Scheda di adesione e Pagina di conferma
Pagina Programma Evento
Pagina descrizione e foto della Location
Pagina informazioni utili sul luogo
ecc ecc
schema_segreteria_500.jpg
Seconda parte - Sito Web di Gestione
Il sito web conterrà anche una parte di gestione riservata al personale qualificato che potrà vedere in ogni momento le informazioni sullo status delle adesioni e sullo status delle presenze nella location dell'evento nonché generare liste di partecipanti che rispondono a determinati criteri (Evento, Business Unit, Società, Livello ecc ecc o combinazioni). Il sito è diviso in 6 SEZIONI Home, Invio email, Segreteria, Riepiloghi, Ricerca e Operatori qui sotto elencate e introdotte:
Pagina HOME
pagina iniziale con specchietti riassuntivi per dare in un colpo d'occhio tutte le informazioni basilari e salienti. Log degli accessi, riepilogo delle attività e status delle adesioni.
Pagina INVIO EMAIL
pagina per l'invio multiplo di email.
Pagina SEGRETERIA
pagina con calendario per selezionare e visualizzare l'attività della segreteria in un particolare lasso di tempo.
Pagina RIEPILOGHI
pagina con 4 differenti viste riassunte per Evento, Società, Questionari, Recall.
Pagina RICERCA
pagina con Ricerca Semplice e Ricerca Avanzata per selezionare liste di partecipanti che rispondono a determinati dati. Le liste selezionate potranno essere esportate in Excel o inviate via email.
Pagina OPERATORI
pagina per creare operatori diversi, cosi da poter assegnare a persone diverse un identificativo unico e sapere sempre chi entra e quando.
Terza parte - Applicazione Database Gestionale
SIGE è un'applicazione di Database Gestionale, condiviso tra più computer di una rete locale, permette la completa gestione dei dati dei partecipanti alla convention e delle facilities ad esso assegnate (o scelte dal partecipante attraverso la scheda di adesione) da parte di operatori diversi e con diverse esigenze (Per i voli, gli hotel, recall ecc ecc).
L'applicazione può generare tutte le elaborazioni per poter gestire al livello Commerciale ed Operativo ogni aspetto dell'Evento. Strutturata per inviare in tempi rapidissimi gli inviti in formato elettronico dove i Partecipanti troveranno il link al sito loro riservato per compilare la SCHEDA DI REGISTRAZIONE. Le informazioni da dare al partecipante saranno generate dall'applicazione di gestione in modo personalizzato e caricate in automatico sul web. Le registrazioni dei partecipanti con le informazioni del caso che si richiedono saranno poi scaricate in automatico dall'applicazione cosi da essere elaborate per la gestione dell'evento. Le attività di recall e in generale qualsiasi comunicazione tra il pax e la segreteria saranno registrate nel programma dagli operatori del call center della Segreteria Organizzativa, tali informazioni saranno poi registrate sul Sito di Gestione per la visualizzazione da parte degli operatori. L'applicazione è divisa in 8 sezioni tutte indipendenti, con elaborazioni preimpostate e con possibilità di crearne nuove a seconda delle necessità:
- Invitato (Dati dell'invitato, dati da internet e assegnazioni voli alberghi ristoranti, ecc)
- Trasporti (Lista mezzi con allotment posti e costi, ragruppamento mezzi, Routing voli)
- Alberghi (allotment camere, costi, ecc)
- Facilities (Cene, pranzi, cocktail, ecc ecc con allotment posti, costi, ecc)
- Sponsor (Lista Sponsor con la contabilità associata all'invitato e alle sue facilities)
- Fornitori (Lista fornitori e cose e servizi acquistati, scadenziario fornitori)
- Web (Gestione dei dati associati al sito web, invio e ricezione dei dati)
- Admin (preferenze e opzioni per la personalizzazione a seconda dell'evento)
|
